Tischtennislust statt Frust mit dem Online-Hallenplanungstool

Endlich wieder Tischtennis spielen!
Dann kommt man in die Halle und alle Tische sind belegt. Könnte denn nicht jemand einen Plan für die Belegung der Tische machen?

Gerade bei kleinen Spielstätten oder mitgliederstarken Vereinen hat diese Situation bestimmt jeder schon einmal erlebt. Durch die aktuellen Einschränkungen wegen Corona mit den notwendigen Hygienekonzepten kann die oben beschriebene Situation häufiger auftreten. Um die in den Vereinen ehrenamtlich arbeitenden Sportfreunde bei der Planung der Tischkapazitäten und der Trainingsbeteiligung zu unterstützen, wurde ein kostenloses Online-Hallenplanungstool entwickelt und auf mytischtennis.de zur Verfügung gestellt. Finanziert wurde das Tool durch mehrere Landesverbände, den DTTB und die myTischtennis GmbH.

Ausführliche Informationen zu den Möglichkeiten des Hallenplanungstools finden sich im folgenden Informationsschreiben der myTischtennis GmbH. Zusätzlich gibt es Anleitungen mit Screenshots für die Vereinsadministratoren und die Benutzer.

Liebe Vereinsvorsitzende, liebe Abteilungsleiter,
mit heutigem Datum können wir allen Vereinen innerhalb unseres Landesverbandes das bereits angekündigte Online-Hallenplanungstool zur Verfügung stellen, welches im ersten Schritt die Wiederaufnahme des Trainingsbetriebes nach der Wiedereröffnung der Hallen erleichtern soll. Mithilfe dieses kostenlosen Tools können Vereine die Tischkapazitäten und Trainingsbeteiligung steuern und somit gewährleisten, dass nicht mehr Aktive gleichzeitig in der Halle sind, als Tische zur Verfügung stehen. Zum anderen erleichtert es auch teilweise der Dokumentationspflicht nachzukommen (abhängig der Vorgaben der jeweiligen Behörde). Das Tool ist in dieser ersten Variante hälftig durch ByTTV, TTVN, WTTV, TTBW und HeTTV auf der einen sowie DTTB und myTT auf der anderen Seite finanziert worden.

Bei der Konzipierung dieser ersten Version ist ganz bewusst der Fokus darauf gelegt worden, möglichst schnell eine Lösung zur Verfügung stellen zu können. Uns ist durchaus bewusst, dass man über weitere Komfort-Features nachdenken kann bzw. auch entsprechende Wünsche entstehen. Wir glauben aber, dass wir mit der ersten Variante die Grundbedürfnisse abdecken können. Dennoch können Sie gerne Vorschläge für eine potentielle Version 2.0 an die info@mytischtennis.de mailen.

Grundsätzlich sehen wir dieses Tool auch zukunftsorientiert, da es bei der aktuellen Entwicklung hin zu „mit einem Trainingspartner verabreden vs. zum Training gehen und gucken, wer da ist“ nicht unrealistisch ist, dass Vereine ohnehin zukünftig vermehrt Bedarf für derartige Planer haben. Hinzu kommt auch die Möglichkeit, zukünftig bestimmte Tischkapazitäten für verschiedene Gruppen (Hobby- und Freizeit, Bezirkskader, Jugendtraining) entsprechend zu blocken oder gar irgendwann auch über Tischvermietungen weitere Erlöse zu akquirieren.

Doch zurück zur aktuellen Variante:
Der Hallenplaner ist im click-TT-Bereich auf myTischtennis.de beim jeweiligen Verein direkt eingebunden. Selbstverständlich können Sie einen direkten Link auch gerne auf Ihrer Vereins-Webseite oder z.B. Ihren SocialMedia-Kanälen platzieren, um den Zugang zu erleichtern.
Das Tool sieht zwei verschiedene Nutzergruppen vor, Admins und User (Spieler/innen). Seitens myTischtennis werden per default (automatisch) sämtliche Vorsitzenden bzw. Abteilungsleiter als einziger Vereinsadmin angelegt, vorausgesetzt, er bzw. sie kann als myTT-User identifiziert werden. Dies ist schlicht notwendig, weil sich ein Admin selbstverständlich verifizieren lassen muss, um gewisse Tischkapazitäten und -zeiten für seinen Verein zu administrieren. Weitere Personen zum Admin zu machen, funktioniert aktuell durch Anruf bei der myTischtennis GmbH unter 0211-91348600 bzw. eine Mail an info@mytischtennis.de.

Die andere Nutzergruppe sind die User/Spieler/innen, die sich für eine Buchung/Reservierung ganz bewusst NICHT registrieren müssen. Das Tool sollte so einfach zugänglich sein, wie nur möglich. Nichtsdestotrotz hat ein registrierter myTT-User einen Vorteil, weil er im eingeloggten Zustand seine hinterlegten myTT-Daten einfach übernehmen lassen kann.

Wir als Landesverbände inkl. DTTB haben uns zunächst erst einmal für eine schnelle Startvariante entschieden. Um jedoch die vielen weiteren Vorteile einer genauen Kenntnis einer Person auch für den Verein zu nutzen, wird es in einem nächsten Schritt des Tools dann auch um das Thema Registrierung bzw. Login unter Beachtung der Datenschutzvorgaben gehen.

Wichtig ist grundsätzlich, dass die myTT aktuell lediglich das Tool zur Verfügung stellt, ansonsten sämtliche Verantwortlichkeiten bei Ihnen als Verein liegen.
Die Fragen
– ob ein Verein das Tool nutzt?
– wie viele Tische und Hallenzeiten/Slots freigegeben werden?
– ob es interne Regelungen für die Häufigkeit von Buchungen oder max. Trainingszeiten pro Person/TagDauer gibt?
– wie oft ein Admin die Eintragungen prüft?
– ob er bei der Suche nach Trainingspartnern behilflich ist?
– was er in das vorhandene Freitextfeld an Informationen, Bedingungen etc. einträgt?
– wo er das Tool in seiner eigenen Kommunikation einsetzt (Webseite, Newsletter, Social-Media…)?
etc. muss jeder Verein für sich beantworten.

Ein paar zu erwartende Fragen möchten wir bereits jetzt an dieser Stelle beantworten:

Wie wird ein Admin über Buchungen informiert?
- Aktuell gar nicht. Wenn er über jede Buchung eine Mail bekäme, würde sein Postfach geflutet. Er hat aber in seiner Übersicht jederzeit den aktuellen Stand aufgeführt.

Warum gibt es aktuell die 30mins-Slots als Vorgabe?
- Wir wissen, dass eine flexible, vereinsindividuelle Steuerung der einzelnen Slots wünschenswert ist, aber dies stellt eine erhebliche funktionale Erweiterung dar, die schlicht mehr Zeit gekostet hätte. Wir haben uns aktuell für das 30min-Modell entschieden, da z.B. ein 60min-Modell für viele Vereine nicht passt, deren Trainingszeiten z.B. von 18:30h bis 22:00h sind (o.ä.). Wir haben es aber so gelöst, dass man in einem Buchungsschritt auch 2 Slots hintereinander buchen kann.

Kann ich verhindern, dass sich Atze Bockwinkel und Pippi Langstrumpf eintragen?
- Durch die fehlende Registrierung und damit nicht mögliche Identifizierung sind solche Eintragungen theoretisch möglich. Selbstverständlich obliegt es aber einem Vereinsadmin, diese Buchungen direkt zu löschen. Insbesondere ist es auch für die notwendige Dokumentation wichtig, dass mit Echtnamen gearbeitet wird. Wir setzen hier auf die Solidarität der Spieler innerhalb Ihres Vereins, dass das Tool zweckgemäß und sinnvoll genutzt wird.

Wie kann ein User nachgetragen werden, wenn jemand sich zunächst mit „Partner gesucht“ eingetragen hat?
- Aktuell muss dies über den Admin geschehen. Die Änderung bzw. Löschung und Neuanlage einer Buchung ist aktuell nur für den Admin möglich (fehlende Registrierung und Identifizierung). Wir setzen darauf, dass innerhalb einer bestehenden Gruppe (Vereinsmitglieder) die Kommunikation funktioniert und die Mitteilung zu einem gefundenen Trainingspartner schnell den Admin erreicht.

Warum ist es aktuell Pflicht, der Veröffentlichung seines Namens zuzustimmen?
- Hier geht es schlicht um die vereinsinterne Kommunikation. Spieler/innen, die Spielpartner suchen, können so schnell sehen, wer ggfls. überhaupt noch zur Verfügung steht.

Anhängend finden Sie sowohl für Admins/Vereine als auch für User weitere Anleitungen und Beschreibungen inkl. Screenshots, um die Nutzung zu erleichtern.

Diese o.a. Infos sollen zunächst dazu dienen, dass Sie grundlegend über die Hintergründe von einzelnen Entwicklungen bzw. Entwicklungsschritten informiert sind.

Wir würden uns freuen, wenn viele Vereine dies Angebot nutzen und bemühen uns, Verbesserungen so schnell wie möglich umsetzen zu lassen.

Viele Grüße

Jochen Lang